En el trabajo de recursos humanos, constituye una de las importantes técnicas en la gestión del responsable del área de recursos humanos, ya que mediante está llevara el registro y control de las acciones de personal, así como facilitara la proyección de la información en forma gráfica y objetiva. Como por ejemplo: número y clasificación de colaboradores por sexo, edad, procedencia; así como asistencia, puntualidad, ascensos, accidentes de trabajo, sanciones, sueldos y salarios.
También nos ayuda mucho en las interpretaciones de los distintos datos que se manejan en la administración de recursos humanos, tales como rotación, ausentismo, edad, promociones, promedio de remuneraciones, horas extras y los accidentes de trabajo.
Sí bien es cierto que el trabajo estadístico más complicado, es manejado por los profesionales en estadística, los que laboran en el área de recursos humanos deberán tener los conocimientos suficientes, para comprender e interpretar los conceptos y datos estadísticos usados en relación con la administración de recursos humanos.
Específicamente en lo que se refiere a la presentación de la información estadística de los diferentes rubros del campo de recursos humanos, esta puede hacerse de dos maneras:
• En forma de Cuadros o Tablas de Distribución
• En forma Gráfica
A. EN FORMA DE CUADROS O TABLAS DE DISTRIBUCION
Personal según su categoría y sexo de la Ca.
Datos hipotéticos.B. EN FORMA GRAFICA
Principales diagramas:
• Bastones
• Barras
• Polígono
• Sectores circulares
• Histogramas
• Círculos
• Anillos
Mediante la representación graficas se puede representar específicamente las siguientes acciones de personal:
Impuntualidad = Horas de retraso por mes
X 100
Total de horas presupuestadas
Ausentismos: por motivos de enfermedad, accidentes, licencias, faltas injustificadas, etc.
En función del tiempo = N° días (horas) no trabajadas
X 100
Total días (horas) trabajadas
Índices de eficiencia = Gastos de personal
Total ingresos
Accidentes.- Índice de frecuencia = N° accidentes
N° horas trabajadas
Índices de Personal calificado = N° de colaboradores Profesionales
Total N° de Colaboradores
Organización,- según el volumen del personal en:
- Departamentos
- Secciones
- Talleres
TECNICAS EN LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Constituyen el conjunto de procedimientos, que se aplican en forma directa e indirecta a las personas, cargos, secciones, obtención y suministro de datos de competencia de la Administración de Recursos Humanos; Estas técnicas se constituyen en herramientas indispensables en la dirección del área de recursos humanos, por lo que se hace necesario conocerlo y aplicarlo, muy al margen de los problemas laborales. No olvidemos que la administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar también que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus miembros. La selección de personal, por ejemplo surge cuando la organización presenta un desequilibrio interno originado por la necesidad de nuevo personal para cubrir los objetivos empresariales.
Dentro de las más conocidas e importantes técnicas tenemos:
• Reclutamiento y Selección de Personal
• Formulación, Coordinación y Revisión de las Políticas de Personal
• Técnicas de Introducción del Personal
• Asesoramiento en la Capacitación y Adiestramiento del Colaborador
• Técnicas y Programas de Desarrollo de Ejecutivos
• Análisis y Descripción de Puestos
• Valuación de Puestos
• Calificación de Méritos
• Prestaciones laborales
• Cálculo y Elaboración de Planillas
• Sistema de Incentivos de Cantidad, Calidad, Ahorro
• Asesoramiento a Jefes en los problemas de Personal
• Controles de Personal e índices de rotación, seguridad , movilidad
• Entrevistas Diversas de Personal
• Auditoria de Personal
• Sistemas de Sugerencias: forma de solicitarlas y premiarlas
• Cargas de Trabajo y Asignación de Labores
• Estudios de Eficiencias del Personal
• Inventarios de Personal
• Presupuesto y Programas de Personal
• Sistema de Ascensos y Promociones
• Estudios sobre fatigas y monotonía en el trabajo
• Elaboración de Cuadros de personal
• Estudios de Tiempos y Movimientos
• Asistencia y Ausentismos del Personal
• Técnicas de Estructura de Escalas Salariales
• Técnicas de Higiene y Seguridad Industrial
• Evaluación del Desempeño
• Rotación de Personal
• Racionalización de Personal
Para tener una mejor visualización de las técnicas utilizadas en la administración de los colaboradores, a continuación damos a conocer la esencia de algunas de éstas.
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Es vital para una organización mantener un sistema de desempeño técnicamente elaborado, pues este constituye una manera eficaz de promover y ascender los recursos humanos de manera óptima, permitiendo la discusión entre colaboradores y supervisores o jefes sobre el rendimiento de cada uno y el poder fijar nuevos objetivos.
La Evaluación de Desempeño debe desarrollarse a la medida de cada empresa y además conseguir una efectiva participación de todos, lo que se consigue solamente cuando la misma es abordada como un instrumento de desarrollo y no de castigo.
En primera instancia la Evaluación de Desempeño permite:
• Definir el grado de contribución de cada colaborador a la organización.
• Promover el auto conocimiento y autonomía de los colaboradores.
• Obtener datos para definir remuneraciones, ascensos y promociones.
• Recabar información para elaborar planes de acción en caso de desempeños no satisfactorios.
ANALISIS DE PUESTOS
Hay toda una gama de técnicas para obtener información sobre los distintos puestos laborales, incluyendo herramientas como las encuestas, la observación directa y las discusiones entre los colaboradores y supervisores. Estas técnicas permiten proceder a la descripción de puestos. La información obtenida ayuda a proporcionar las bases que determinan los niveles de desempeño de cada puesto. El departamento de recursos humanos establece un sistema de información sobre los recursos de personal a disposición de la organización. De esta manera, los especialistas en compensación pueden iniciar la siguiente fase de la administración de la compensación, que son las evaluaciones de puestos.
Este constituye la esencia misma de la productividad de una organización. Si los puestos están bien diseñados, la organización progresa hacia el logro de sus objetivos, de otra manera, la productividad se ve afectada y el logro de los objetivos es mucho más difícil, tanto a nivel organizacional como personal.
El siguiente aspecto a ser tomado en cuenta, es el perfil ideal para el cargo, donde se contempla la formación, experiencia requerida, habilidades requeridas, rasgos de personalidad y otros según requerimiento de la empresa.
ESCALAS SALARIALES
Son pocas las empresas que contemplan una distribución equitativa, pero los resultados obtenidos permiten establecer una adecuada y justa remuneración dentro de una empresa.
Cuando la compensación está bien administrada, sus reflejos se ven en la mejora del desempeño, en el aumento de la motivación y por ende una mejora en la calidad de vida del colaborador. No es la única herramienta que influye en aspectos tan importantes como estos, pero su efecto es merecedor de atención.
Un inadecuado manejo de la remuneración genera, sin lugar a dudas, insatisfacciones a todo nivel (conductas disfuncionales).
Para realizar una escala salarial realmente efectiva y analizar las coherencias e incoherencias internas y después de finalizar la descripción de cargos, se procede a una clasificación de puestos, con el fin de obtener un equilibrio en la distribución de la masa salarial.
Para la estructuración de una escala salarial se siguen los siguientes pasos:
• Análisis de las remuneraciones vigentes
• Análisis de las remuneraciones según la clasificación de los cargos
• Capacidad económica de la organización
• Sugerencia de remuneraciones a ser percibidas según el valor de cada cargo.
VALUACIÓN DE PUESTOS:
La valuación de puestos, es una técnica que consiste en un conjunto de procedimientos sistemáticos para determinar el valor relativo de cada puesto. Se tiene en cuenta las responsabilidades, habilidades, esfuerzos y las condiciones de trabajo. El objetivo de la evaluación de puestos es decidir el nivel de las remuneraciones.
Es recomendable que la valuación sea realizada por personal con capacitación especial, que recibe el nombre de analista de puestos. Cuando se emplea un grupo de personas (gerentes) o especialistas, el grupo recibe el nombre de comité de valuación de puestos.
Los métodos o formas más comunes para hacer la valuación de puestos son:
1. Jerarquización de puestos: es el método más sencillo (y menos preciso) para llevar a cabo una valuación de puestos. Los especialistas verifican la información procedente del análisis de puestos. Cada puesto se integra en una escala subjetiva, de acuerdo con su importancia relativa en comparación con los otros. Estas son jerarquizaciones generales, aunque es posible también que los evaluadores consideren el grado de responsabilidad, capacitación, esfuerzo y condiciones de trabajo que conlleva la función. Estas jerarquizaciones no establecen diferencias entre los puestos. Las escalas de compensación económica que se basan en jerarquizaciones amplias garantizan que los puestos más importantes sean mejor pagados, pero debido a la falta de precisión, los niveles de pago resultantes pueden ser distorsionados.
2. Graduación de puestos: la graduación o clasificación de puestos es un método algo más completo, aunque tampoco muy preciso. Consiste en asignar a cada puesto un grado. Es decir se ubican los puestos en niveles o clases. En este método se hace previamente un análisis de los puestos a evaluarse, de tal manera que de acuerdo a las responsabilidades del puesto se establecen las categorías. La descripción que más se acerque a la descripción de puesto determina la graduación o clasificación. Garantiza que los Colaboradores más importantes recibirán una compensación más alta, pero la falta de precisión también puede conducir a distorsiones.
3. Comparación de factores: este método requiere que el comité de evaluación de puestos compare los componentes esenciales de cada puesto. Los componentes esenciales son los factores comunes a todos los puestos en evaluación, por ejemplo: el grado de responsabilidad, capacitación, esfuerzo mental, esfuerzo físico y condiciones laborales. Cada uno de estos factores se compara (uno a uno) respecto al mismo factor en otros puestos. Esta evaluación permite que el comité determine la importancia relativa de cada puesto. Se basa en los siguientes pasos:
1º: identificación de los factores esenciales. Decidir qué factores son significativos y comunes para una amplia gama de puestos.
2º: selección y determinación de los puestos claves. Son los que se encuentran comúnmente, tanto en la organización como en el mercado de trabajo. Los puestos esenciales se seleccionan porque es más sencillo identificar la tasa de mercado para ellos. Es ideal que estos puestos sean considerados clave por los empleados y que cada uno comprenda una amplia variedad de factores importantes que deben evaluarse.
3º: adscripción de salarios para puestos esenciales. Se concede un valor monetario a cada componente básico de cada puesto. La proporción salarial concedida a los factores de cada puesto dependerá de la importancia de cada factor.
4º: ubicación de los puestos esenciales en una tabla de comparación de factores. La información se transfiera a una tabla de comparación de factores, de acuerdo con la compensación salarial adscripta a cada factor esencial, se colocan los puestos básicos que sirvieron para el estudio.
5º: evaluación de otros puestos. Una vez que se registran los puestos básicos y la asignación de salarios para cada uno de sus factores esenciales, se puede proceder a la evaluación de otros puestos, sirviéndose de los puestos típicos como indicadores.
4. Sistema de puntos: es el más empleado para la evaluación de puestos. En vez de utilizar niveles salariales, utiliza puntos. Sus resultados son más precisos, porque permite manejar con mayor detalle los factores esenciales. Es recomendable el establecimiento de un comité evaluador. Pasos:
1º: Determinación de los factores esenciales. Puede desarrollarse con los mismos factores del método de comparación, pero generalmente profundiza más el análisis pues descompone estos elementos en subfactores.
2º: Determinación de los niveles de los factores. Dado que el nivel de responsabilidad puede variar de uno a otro puesto, el sistema de puntos crea varios niveles asociados con cada factor. Estos niveles ayudan a los analistas a fijar compensaciones para diferentes grados de responsabilidad y otros factores esenciales.
3º: Adjudicación de puntos a cada subfactor. Con los factores esenciales listados y los diferentes niveles colocados como encabezados, se obtiene un sistema matricial de puntuación. El comité asigna puntos, en forma subjetiva a cada subfactor. Esta adjudicación de puntos permite que el comité conceda puntuaciones muy exactas a cada elemento del puesto.
4º: Adjudicación de puntos a los niveles. Ya asignados los puntos a cada elemento del puesto del nivel IV, los analistas conceden puntos en cada nivel diferente, para resaltar la importancia de cada uno.
5º: Desarrollo del manual de evaluación. El manual incluye una explicación por escrito de cada elemento del puesto. También define qué se espera, en términos de desempeño de los cuatro niveles de cada subfactor. Esta información es necesaria para asignar puntos a los puestos de acuerdo con su nivel.
6º: Aplicación del sistema de puntuación. Cuando se encuentran listos el manual y la matriz de puntuación, se puede determinar el valor relativo de cada puesto. Este proceso es subjetivo. Requiere que el especialista en sueldos y salarios compare las descripciones de puesto en el manual de evaluación, para cada subfactor. El punto de coincidencia entre la descripción de puestos y la descripción del manual permite fijar el nivel y los puntos de los subfactores de cada puesto. Se suman los puntos de cada subfactor para identificar el número total de puntos del puesto. Después de obtener la puntuación total para cada puesto, se establecen las jerarquías relativas. Al igual que con los otros métodos, estos resultados deben ser verificados por los gerentes de departamento, para asegurarse de que las puntuaciones y los niveles salariales establecidos son adecuados.
La valuación de puestos contribuye a evitar problemas sociales, legales y económicos, que plantean los salarios, por la remuneración equitativa a los colaboradores por los servicios que presta para trabajo igual, desempeñando en puesto y condiciones de eficiencia iguales,
Contando con estructura adecuada y una política general de salarios, las organizaciones pueden planear sus actividades y sus costos con un grado de mayor certidumbre.
PRESTACIONES LABORALES
Es una técnica orientada a planificar, organizar y ejecutar todas aquellas actividades costeadas por la organización, que proporcionan una ayuda o beneficio de índole material o social a los colaboradores, prestaciones, aportaciones financieras con las que la organización incrementa indirectamente el monto que por conceptos de salarios percibe el colaborador.
En otras palabras son aquellos elementos que en forma adicional al salario nominal recibe el colaborador, en metálico o en especie y que van a representar un ingreso, o el ahorro de un gasto que de otra manera el hubiera tenido o se hubiese visto obligado a realizar.
El objetivo de las prestaciones es proporcionar un beneficio colateral a su remuneración por cuota diaria que una empresa o patrón otorga al personal sea en especie o en dinero para la satisfacción de sus necesidades económicas, educativas o socioculturales y recreativas como medio de motivación para lograr el mejor desempeño.
Los objetivos principales de la mayor parte de los programas de prestaciones son:
Mejorar la satisfacción de los empleados.
Satisfacer las necesidades de salud y seguridad.
Atraer y motivar a los empleados.
Reducir la rotación de personal.
Mantener al sindicato al margen y mantener una posición competitiva favorable.
EVALUACION Y CALIFICACIÓN DE MERITOS DE LOS COLABORADORES
Es un proceso destinado a determinar y comunicar a los empleados la forma en que están desempeñando su trabajo y, en principio, a elaborar planes de mejora .Cuando se realizan adecuadamente las evaluaciones y calificación de méritos de los colaboradores, no solo hacen saber a los colaboradores cual es su nivel de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y en el desempeño correcto de sus tareas. Si el esfuerzo del colaborador es suficiente, seguramente mejorara su rendimiento. La percepción de las tareas por el colaborador debe aclararse mediante el establecimiento de un plan de mejora.
Uno de los usos más comunes de las evaluaciones y calificaciones de méritos, es la toma de decisiones administrativas sobre ascensos, despidos y aumentos remunerativos. Esta técnica la desarrollamos en forma específica, en un capitulo más adelante.
RACIONALIZACION DE COLABORADORES
Es una técnica que consiste en un estudio integral y sistemático de los puestos o cargos de una organización, de las aptitudes y actitudes de colaboradores que ocupan dichos puestos o cargos, y de los ambientes y riesgos, con el único fin de contribuir al uso racional del puesto y lograr que las personas ejerzan sus responsabilidades administrativas con eficiencia y eficacia en las tareas diarias y del conjunto organizativo en general
La racionalización de personal tradicionalmente implica la simplificación de tareas, reordenamiento de las tareas y responsabilidades y suprimir actividades o tareas que se están duplicando; Pero en realidad lo que se busca al racionalizar personal es lograr que el colaborador de lo mejor de su esfuerzo con una mayor eficiencia, en un menor tiempo y laborar con las condiciones de seguridad, dentro de un agradable ambiente de trabajo.
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