Recursos humanos: proceso de registro y control de personal

PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL

PROCESO E INSTRUMENTOS DEL REGISTRO Y CONTROL DE COLABORADORES

Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que labora en una determinada empresa o institución.

Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.

Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha personal pre elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos, complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria.

Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes:

a. la Ficha Personal.
b. Ficha Social
c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.
d. Parte Diario de Asistencia.
e. Papeletas de Autorización de Salidas.
f. Tarjetas de Control de Récord laboral.
g. File Personal
h. Rol Vacacional
i. Rol de Cambio de Vigilancia
j. Cuadro de Asignación de Personal
k. Reglamento Interno de Trabajo

Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.


REGISTRO DE COLABORADORES

El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la política de los recursos humanos, se lleva específicamente en el file o carpeta personal y, ficha familiar; Este proceso técnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos.

El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada permanentemente.

Su finalidad de esta técnica, es servir de fuente de información necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en cuanto a:

Promoción o Ascensos
Conceder Becas
Otorgar Derechos
Compensación por Tiempo de Servicios
Movimientos de Rotación, o Reubicación

La información registrada puede clasificarse como:

a. DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:

Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de identificación laboral.
Edad, fecha de nacimiento, etc.
Titulo o grado académico. Especialidad obtenida.

Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas y motivos de cambio.
Evaluaciones de méritos
Ascensos
Puntualidad
Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o Universidad.
Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.
Aptitudes e intereses especiales.

b. DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales)

Solicitudes de empleos
Asistencias
Movimientos de personal
Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual
Atención médica
Número de horas extraordinarias laboradas
Contratos de Personal
Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales
Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos.