La reunión

La Reunión “Vuelta de Llave”.

El vicepresidente de marketing de Excel Communications era un hombre
llamado Steve Smith. Tal como se describiera en el capítulo 14. En 1989, Steve
formó un equipo con el petrolero tejano Kenny Troutt, para lanzar Excel como
una oportunidad de MLM. A diferencia de Troutt, Smith era un profesional de
red experimentado. Conocía el poder del MLM y persuadió a Troutt de usar este
método innovador para vender su servicio de larga distancia.
Según relata James W. Robinson en El fenómeno Excel (The Excel
Phenomenon), Smith esperaba recibir un cómodo puesto corporativo una vez
que Troutt aceptara su plan. En su lugar, Troutt lo sorprendió con una
propuesta inesperada. “Steve”, le dijo, “has hecho un trabajo excelente
convenciéndome de que este plan no puede fallar de manera que esta es la
forma en que vas a ganar tu dinero!” Smith estaba pasmado. Troutt le estaba
diciendo que tendría que vivir únicamente en base a sus propias comisiones.
Estaba quebrado y tenía una familia que alimentar. Pero Smith aceptó el
desafío de Troutt.
Viajó por el país, manteniendo reuniones comerciales y desarrollando su
red desde los cimientos. Actualmente, Smith es un hombre extremadamente
rico. Pero nunca olvidó sus raíces como networker raso. Él sabe lo que significa
desarrollar el negocio de a un prospecto por vez. Por esa razón, cuando Smith
propuso un nuevo formato para las reuniones comerciales de Excel en la
primavera boreal de 1998, la idea tuvo un inusual halo de autoridad.

EL EQUIPO SWAT

Smith había estudiado a los líderes de ventas más exitosos de Excel y
seleccionó lo mejor de sus estrategias para llevar adelante reuniones de
oportunidad. Combinó estas técnicas en un sistema “vuelta de llave” llamado
SWAT, iniciales de Steve’s Weekly Action Team (Equipo de acción semanal de
Steve). El manual SWAT de 43 páginas describía un procedimiento para hacer
crecer cada negocio Excel individual a través de reuniones informativas
semanales. Cada detalle estaba cuidadosamente descrito. Nada estaba librado
al azar.
Cuando Denson Taylor escuchó por primera vez sobre el sistema SWAT
en la primavera boreal de 1998, estaba encantado. Esta era exactamente la
clase de asesoramiento práctico que anhelaba. Pero muchos otros distribuidores
Excel adoptaron una visión más escéptica. Hojearon el manual, tomando del
sistema aquellos elementos que les gustaban pero descartando los que no
comprendían. Por ejemplo, Smith había detallado exactamente qué canciones
utilizar como música de fondo para diferentes momentos de la reunión. Pero
muchos representantes elegían su propia música. “Muchos líderes decidían:
bueno, voy a hacer esta parte, pero no esta otra,” dice Denson. “No seguían el
plan al pie de la letra. Luego, cuando no veían una transformación inmediata en
sus negocios, volvían a hacer las cosas como siempre las habían hecho.”

EL BUEN ALUMNO

Para Denson, era nuevamente como cuando había realizado el curso de
capacitación de doce semanas sobre bienes raíces. Al hacer todas las tareas
exactamente como se las pedían y al trabajar en el programa tal como sus
entrenadores le habían enseñado, Denson había logrado éxito como agente de
bienes raíces. Estaba resuelto a usar ese mismo enfoque en el network
marketing. “Habiendo alguien tan exitoso como Steve Smith armando este
programa”, dice Denson, “decidí que iba a ser un buen alumno y no
cuestionaría la técnica.”
En las semanas siguientes, Denson reestructuró su negocio en base al
concepto SWAT. Siguió el modelo de Smith a distancia. El contacto personal de
Denson con el hombre estaba limitado a unos pocos minutos de conversación
aquí y allá en conferencias de capacitación. Pero Denson desgastó su copia del
manual SWAT por el uso constante. Sus reuniones reflejaban perfectamente el
método de Smith.

UN OBJETIVO CLARO

En el núcleo del concepto de Smith existía un cambio de perspectiva,
sutil pero crucial. Previamente, Denson había considerado a sus
reuniones como una especie de eventos motivadores para su red. En la mente
de Denson, era igual de importante que los eventos fueran atractivos tanto
para los asistentes regulares como para los prospectos en calidad de invitados.
En consecuencia, Denson derrochaba mucha energía trayendo oradores de
afuera, para mantener la presentación fresca y la tropa entusiasmada.
Pero Smith limito dicho objetivo. Según su visión, las reuniones tenían un
único propósito asociar nuevos prospectos. Todo lo demás giraba alrededor de
ese objetivo. Como los asistentes regulares ya estaban asociados, ya no era
necesario mantenerlos entretenidos Eran parte del equipo, no de la audiencia.
Denson ya no tenía que desgastarse encontrando oradores nuevos y
desarrollando nuevas presentaciones. Denson mismo podía ser el orador
principal todas las semanas. Los invitados nunca notarían la diferencia.

ENTUSIASMO

Al redefinir a los asistentes regulares como parte del equipo, el
organizador del encuentro lograba potenciación al asegurarse su asistencia
activa. Cada representante se convirtió en actor de una obra elaborada, puesta
en escena para beneficio de los prospectos. Su tarea era mantener alto el nivel
de entusiasmo. Tenían instrucciones de salirse de libreto para reírse de los
chistes (aunque hubieran escuchado la misma gracia cincuenta veces), para
sonreír, asentir con la cabeza, aplaudir y vitorear en los momentos apropiados.
Smith les pidió a los organizadores que generaran una atmósfera
optimista, casi como la de un evento deportivo o de encuentros evangélicos.
Algunas personas dicen que no es profesional aplaudir y vitorear en
presentaciones comerciales dice Denson. “Pero esta no es la América
corporativa. La mayoría de las personas que trabajan en esas corporaciones
están quebradas y eso es lo normal. Estamos tratando de hacer algo distinto a
lo normal. Le enseñamos a la gente que está bien divertirse, estar
entusiasmado. No tienen que estar sentados ahí, rígidos y profesionales.”

EL PODER DE LA MÚSICA

Quizás la más potente de las innovaciones de Smith haya sido la idea de
usar música en puntos críticos de la reunión. Smith publicó en Internet una lista
de canciones específicas con instrucciones de cómo deberían usarse. Denson
obedientemente fue y compró todos los discos compactos de la lista. “El primer
día que insertamos la música en la ecuación, vimos un resultado inmediato e
impactante,” recuerda Denson. “Había más entusiasmo en la sala, más gente
involucrándose.
Muchas de las canciones que Smith recomendaba eran melodías de alto
nivel de energía con ritmo bailable, como la música que se puede escuchar en
un partido de básquet de la NBA. Cuando los oradores avanzaban hasta el
estrado, Denson ponía éxitos de la música pop como “YMCA” o “Pump up the
Jam” de Technotronic. Abría las reuniones con lets Get Ready to Rumble” de
Michael Buffer, y “Get Ready for This” de Unlimited. Luego había canciones
especiales para propósitos especiales. “Si viene un presentador realmente
conservador” dice Denson, “ponemos “Too Sexy” de Right Said Fred y todos se
vuelven locos. La gente se divierte mucho. Nadie se aburre jamás.”

DISCIPLINA DE HIERRO

Detrás de la diversión y de la animación, sin embargo, existe un formato
estricto y una disciplina de hierro. El ceremonial de la reunión es exigido
rigurosamente. Eso significa que los líderes de equipo SWAT designados, deben
presentarse treinta minutos antes del encuentro. Todos deben tener un
distintivo con su nombre, incluso los invitados, Las reuniones comienzan
puntualmente a las 7 de la tarde todos los lunes y no deben durar más de
cuarenta y cinco minutos. Se exige que todos traigan los formularios necesarios
para inscribir a nuevos asociados. “Se parte de la suposición de que se va a
asociar personas en el momento” dice Denson.
Incluso los asientos están reglamentados. El objetivo es ocupar primero
las filas delanteras, así los oradores no hablan a grandes grupos de asientos
vacíos. Todos deben estar sentados durante la reunión y bajo ninguna
circunstancia debería nadie salir del salón con un invitado. Toda conversación
que alguien desee tener con un invitado, será más efectiva si sucede en el
salón, donde el nivel de entusiasmo es alto.

EL FORMATO

El formato de las reuniones es siempre el mismo. Primero, un locutor
comienza la reunión con una introducción de dos o tres minutos. Luego
comienza la presentación de negocios. Dura veinte minutos y continúa con un
guión preestablecido. Para romper la monotonía, dos oradores diferentes dan la
presentación; cada uno habla diez minutos. Mientras hablan, un proyector de
CD-ROM enfoca gráficos en una pantalla de tres metros —la misma
presentación que los distribuidores Excel usan en sus computadoras portátiles
para presentaciones de negocios de persona a persona.
Luego de la presentación, el líder local anfitrión del encuentro se sube al
escenario durante unos minutos para presentar a Denson, quien cierra el
encuentro con sus comentarios finales. En ese punto, los líderes presentes
ubican las sillas en círculos, uno por cada línea de la red de Denson y
comienzan un Pow Wow (reunión de aborígenes estadounidenses) una intensa
discusión en grupo diseñada para contestar las preguntas de los prospectos en
el círculo, y lograr que se asocien. Durante los Pow Wow, Denson circula por el
salón, estrechando manos y ofreciendo felicitaciones y aliento a los nuevos
socios.

LA FLOR Y NATA

En un aspecto, el enfoque SWAT de Smith rompe drásticamente con la
tradición MLM: no hay testimonios. Las reuniones tradicionales de oportunidad
dejan tiempo rara que los distribuidores comunes suban al estrado y hablen
unos minutos sobre su experiencia en el negocio. A veces diez testimonios o
más se introducen en una única reunión. Smith eliminó esta práctica por
completo. Además de ocupar mucho tiempo, degrada la calidad de la
presentación en su conjunto. Los testimonios personales suelen ser toscos y
emocionales. La gente que los brinda es heterogénea, habiendo muchos de
ellos disfrutado tan sólo un éxito mediocre en el negocio.
“Steve dice que necesitamos tener a la flor y nata en el frente del salón”
dice Denson. Entre reuniones, su grupo tiene sesiones prácticas, durante las
cuales se turnan para dar las presentaciones de negocios, Todos votan a quien
dio la presentación más efectivamente. Sólo a aquellos de calidad excepcional
se les permite subir al estrado durante las reuniones verdaderas.

CHASQUEAR LA FUSTA

La disciplina no se mantiene sola. Necesita reforzarse. En una reunión,
Denson notó que habían asistido nada más que doscientas personas
aproximadamente 50 por ciento menos de lo que él espera en una buena
noche. Inmediatamente envió un mensaje por correo de voz a su grupo. “Pensé
que tenía un grupo serio de personas” los increpó Denson. “Quizás no sea así.
Si no se entusiasman con la posibilidad de ser financieramente independientes,
quizás necesite iniciar un nuevo grupo.
La reacción fue inmediata. “Se encendieron”, afirma Denson. En la
reunión siguiente, estaban allí.” No se puede obligar a la gente a que vaya,
advierte Denson. Pero se les puede prevenir de las consecuencias financieras
que podrían sufrir por su apatía. Si pierden el apoyo de su líder -Denson-,
pierden la oportunidad de triunfar en el negocio. Esa es una amenaza suficiente
para mantener a la mayoría de ellos en línea. La clave de la disciplina, afirma
Denson, es marcar claramente en su grupo la necesidad de trabajar como un
equipo. “Les digo: no pueden crear entusiasmo solos. Yo no puedo crear
entusiasmo solo. La única manera de que tengamos una reunión excitante
todas las semanas es que todos trabajemos juntos.”

DUPLICABILIDAD

Cuando asisten a una reunión, los prospectos reciben un mensaje
poderoso sobre la duplicabilidad del negocio Excel. Cada invitado puede ver con
sus propios ojos cuán efectiva es la reunión, a efectos de asociar. También
puede ver lo fácil que lite para su auspiciante invitarlo y sentarse allí, dejando
que la reunión por sí misma haga el resto del trabajo.
A medida que los representantes adquieren experiencia y desarrollan sus
redes, muchos eventualmente tomarán la decisión de organizar las reuniones
ellos mismos pero esto no es obligatorio. La mayoría permanecerá como
distribuidor part time. Sus negocios consistirán en contactar personas durante
la semana y llevarlos cada lunes a la noche a una única reunión de cuarenta y
cinco minutos. Para estas personas, el sistema SWAT ofrece una infraestructura
fiable para desarrollar el negocio con poca inversión de tiempo por parte de
ellos.

RESULTADOS INSTANTÁNEOS

Cuando Denson se adhirió al formato SWAT, los resultados fueron
inmediatos. La asistencia a sus anteriores reuniones informativas iba de 0 a
120. Bajo el formato SWAT, la asistencia total saltó al nivel de entre 300 y 400,
con un número de invitados fluctuando de 70 a 200 en una noche determinada.
Las comisiones de Denson también se elevaron súbitamente. “Vi un modelo en
el cual mis ingresos comenzaron a incrementarse 20.000 dólares de un mes al
siguiente,” recuerda. “Fue de repente. Esos números simplemente aparecieron.”
Actualmente, sus ingresos fluctúan entre 80.000 y 100.000 dólares por mes.
“Steve Smith me muestra como gran ejemplo de lo que el SWAT puede hacer
por el negocio de uno,” afirma Denson.

LA REUNIÓN DEL SIGLO XXI

Muchos profesionales de red ven a la típica reunión de hotel como un
recuerdo del pasado del MLM. La nueva tecnología le ha facilitado a la gente
mantener reuniones informales en sus propios hogares con unos pocos
invitados. Puede convocar a amigos y conocidos a ver una reunión popular de
ventas por satélite o por Internet o escuchar una tele conferencia auspiciada
por la compañía por medio del teléfono. Para muchos, esta parece una manera
mucho más atractiva de pasar una noche, antes que salir y arrastrar a sus
prospectos a un hotel lujoso en una noche oscura y con nieve.
Sin embargo, Denson cree que, en el network marketing, siempre habrá lugar
para la reunión en vivo. “Mantiene a la gente conectada al entusiasmo” dice. “Si
tengo un asociado nuevo que logra 1.400 dólares en su primera semana, quiero
que todos los de mi grupo conozcan a esa persona, frente a frente.” Denson
elogia el plan de Excel para comenzar a utilizar transmisiones de vídeo por
Internet, pero ve a la nueva tecnología como un accesorio, no un reemplazo del
sistema SWAT. “Utilizaré las emisiones para llevar mis reuniones del lunes por
la noche a mis grupos de otras ciudades” dice.

CUESTIÓN DE FE

Lo que hace que funcione la reunión en vivo en el siglo XXI, afirma
Denson, es el enfoque “vuelta de llave”, ejemplificado por el sistema SWAT de
Steve Smith. El formato preempaquetado, los discursos sistematizados, la
presentación en CD-ROM y las reglas estrictamente impuestas ayudan a
estandarizar el proceso y eliminar las ineficiencias. Tal como la experiencia de
Denson deja en claro, el sistema SWAT funciona si usted lo sigue fielmente,
paso a paso.
“Es como si usted estuviera haciendo una torta” explica Denson, “Puede
probar la harina antes de mezclarla y decir: bueno, no me gusta el sabor, así
que no la voy a usar’. Pero la harina es el principal ingrediente.” De la misma
manera, los profesionales de red no pueden juzgar, tomando en cuenta, por
separado, los componentes de la fórmula de éxito de sus mentores, cuál de
esos componentes será más importante para la “torta” del éxito. Gran parte de
lo que significa ser un networker de la Ola 4, es tener fe y coraje para confiar
en su mentor, creer en su sistema y darle una oportunidad de que funcione en
el mercado. Denson Taylor mostró esa fe. Desde entonces, él ha estado
cosechando las recompensas.